Zo werkt de werkkostenregeling in 2024

WKR gaat van 3% naar 1,92%. Wat betekent dit?

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je jouw medewerkers helpen fit en vitaal te worden. Wat mag je allemaal onbelast vergoeden en wat verandert er in 2024? Experts van bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak geven een update.

“De werkkostenregeling kan je helpen jouw medewerkers fit en vitaal te houden”, vertelt Janine van de Geest, Businesspartner Inzetbaarheid bij bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak. Daarom geeft zij regelmatig advies over deze regeling. Als werkgevers vragen hebben over de technische details, dan kunnen ze terecht bij haar collega Josine van der Splinter. Zij is expert op het gebied van fiscale zaken en weet precies hoe je het meeste kunt halen uit de werkkostenregeling (WKR).

Gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en vrije ruimte

De WKR is een belastingmaatregel voor ondernemers om bepaalde zaken onbelast te vergoeden aan hun personeel, legt Van der Splinter uit. “Het houdt in dat je diensten of producten mag kopen voor je medewerkers zonder dat je er belasting over hoeft te betalen.”
De regeling bestaat uit de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. Goederen of diensten die vallen onder de gerichte vrijstellingen zijn altijd onbelast. Denk hierbij aan een laptop of reiskosten.

Handboek Loonheffingen

Wat er zoal onder valt, staat in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst . In dat handboek staan ook nihilwaarderingen. Deze zaken waardeert de fiscus op 0 euro en daardoor zijn ook deze goederen of diensten altijd onbelast. Het gaat om specifieke zaken die met de werkplek te maken hebben, bijvoorbeeld koffie en thee op kantoor, werkkleding of een ov-abonnement.

Vrije ruimte

Dan is er nog de vrije ruimte. Dit is een bepaald percentage van de totale loonsom. Dit bedrag mag je vrij besteden aan allerlei zaken voor je personeel. In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met 400.000 euro 3%, daarboven is het 1,18%.

“Die 3% was een tijdelijke verhoging vanwege de inflatie en hoge energiekosten afgelopen jaar”, vertelt Van der Splinter. “In 2024 verandert dat percentage.”

De vrije ruimte over de totale loonsom tot 400.000 euro wordt 1,92% in 2024.

Een goede administratie bijhouden is essentieel, benadrukt de belastingexpert. Als je namelijk meer dan dit bedrag onbelast besteedt, dan moet je daar maar liefst 80% belasting over betalen.

In 2023 en 2024 zijn de percentages in de 2 schijven van de WKR als volgt:

Fit en vitaal met de WKR

De WKR kan je op allerlei manieren helpen om je medewerkers fit en vitaal te houden, vertelt regisseur inzetbaarheid en verzuim Van de Geest.

“Verzuim is echt heel duur, het totaal van loonkosten, vervanging en arbodienst kan tussen de 300 en 400 euro per dag per medewerker kosten”, zegt ze. “Het is dus slim om te onderzoeken hoe dat kunt voorkomen. Investeren in preventieve interventie levert veel op. Via de WKR kun je dat voordelig doen.”

Vrijstellingen en de Arbowet

Sommige zaken vallen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaardering, anderen vallen in de vrije ruimte. Een voorbeeld van een gerichte vrijstelling is het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). In de Arbowet staat namelijk dat werkgevers hun personeel verplicht zo’n onderzoek moeten aanbieden. De kosten zijn dus vrijgesteld voor de loonbelasting.

“Over het algemeen geldt dat zaken die voortkomen uit de Arbowet vallen onder gerichte vrijstellingen”, vertelt Van de Geest. “Het gaat dan om maatregelen om gezondheids- en veiligheidsrisico’s op de werkplek te bestrijden die redelijkerwijs van de werkgever verwacht mogen worden.”

Nihilwaarderingen

Onder nihilwaarderingen vallen allerlei zaken voor de werkplek. Dat kunnen bijvoorbeeld ook ergonomisch verantwoorde bureaus voor de thuiswerkplek zijn, een voetenbankje voor beeldschermwerk of veiligheidsschoenen.

Diensten zoals een gezondheidscheck, coaching of loopbaanadvies zijn niet verplicht via de Arbowet. “Die zijn ook niet vrijgesteld, maar kun je wel aanbieden via de vrije ruimte”, zegt Van der Geest. “Het is verstandig om per investering te kijken onder welke categorie van de WKR die valt. Twijfel je, vraag dan vooroverleg met de Belastingdienst.”

Meer weten? Op onze website staat een lijst met maatregelen die onder de WKR vallen.

Wat kost dat?

Extra preventieve maatregelen zijn voordeliger dan je denkt, zegt Van de Geest. “Het is normaal om gemiddeld 2400 euro per werknemer te besteden”, vertelt ze. “Daar kun je een hoop van doen.”

Een werkplekonderzoek kost bijvoorbeeld ongeveer 500 euro, een loopbaantraject zo’n 1400 euro en een traject bij een bedrijfsmaatschappelijk werknemer ongeveer 550 euro. “Dit soort investeringen levert een hoop op: minder verzuim, blije medewerkers en meer productiviteit.”

Maak een plan

De experts van Zorg van de zaak adviseren om in elk geval een arboplan op te stellen. Dat doe je op basis van je arbobeleid. “Dit helpt je om vooraf na te denken over de gezondheidsrisico’s voor de medewerkers in jouw bedrijf. Inventariseer vervolgens de mogelijkheden voor preventiemaatregelen en de kosten. Zo voorkom je verrassingen, die kosten namelijk onnodig veel geld.”

Rekenmodule vrije ruimte WKR

Benieuwd hoeveel ruimte er voor 2023 nog beschikbaar is in de vrije ruimte? En wat de vrije ruimte wordt voor 2024? Vul dit formulier in:

Bron: MKB servicedesk