Niet afwachten tot de acties uit de Wet verbetering Poortwachter voor de deur staan, maar kijken naar wat er nodig is en wat de situatie vraagt. Dat is een actieve benadering die je verder helpt.
Het antwoord op één vraag
Werkgever en medewerker ontvangen drie dagen na ontvangst van een (verzuim)melding een uitnodiging om één vraag te beantwoorden. De uitnodiging is per mail en leidt naar een beveiligde webpagina van Zorg van de Zaak waar beiden het antwoord kunnen invullen.
In onderstaande visualisatie zie je hoe dit er in de praktijk uit ziet:
Extra informatie
Vervolgens ontvangen werkgever en medewerker een bericht, of neemt Zorg van de Zaak telefonisch contact op als dit nodig is. Het bericht bevat algemene informatie over wat werkgever en medewerker zelf kunnen doen, welke acties Zorg van de Zaak onderneemt en contactinformatie voor verdere vragen. Het moment is afhankelijk van de situatie, maar is uiterlijk binnen drie weken.
De juiste vervolgstap
De antwoorden van werkgever en medewerker combineren we met andere gegevens. Het gaat dan om factoren waarvan we weten dat ze een rol spelen bij de kans op langdurig verzuim. Het resultaat is een compleet beeld voor het bepalen van de juiste vervolgstap. Bij een verwachte afwezigheid van enkele dagen, is actie (nog) niet direct nodig. Terwijl tijdig ingrijpen het verwachte langdurend verzuim kan voorkomen of beperken. Uiteraard houden we er altijd rekening mee dat het in de praktijk soms anders loopt dan verwacht.
Tip! Het is belangrijk dat wij het juiste emailadres hebben van jou én jouw medewerker. Maak je gebruik van Zorg van de Zaak Online? Controleer dan direct of de gegevens nog kloppen.
Veelgestelde vragen
Wij vinden het belangrijk om te luisteren wat werkgever en medewerker nodig hebben voor de werkhervatting. In het ene geval betekent dit dat onze betrokkenheid niet direct nodig is omdat de medewerker maar kort afwezig is. In het andere geval is er snel telefonisch contact nodig om te voorkomen dat er langdurig verzuim ontstaat. Bijvoorbeeld door factoren op het werk of in de afstemming tussen werk en privé die de re-integratie beïnvloeden.
Met de online uitvraag doen we dit. Door werkgever en medewerker al op dag drie te vragen naar hun inschatting over de werkhervatting kunnen we onnodige acties voorkomen en vroegtijdig lang verzuim aanpakken.
Wij geloven dat de betrokkenheid van werkgever en medewerker essentieel is om samen te werken aan vitale en gezonde organisaties. Dit betekent dat we in een partnerschap samenwerken met onze klanten door te luisteren naar wat er nodig is voor het bevorderen van de re-integratie en het leveren van maatwerk. De online uitvraag maakt dit mogelijk in het begin van het verzuimproces.
1. Werkgever geeft een melding door over de medewerker.
2. Drie dagen na de ontvangst van je melding, versturen we de online uitvraag. Werkgever en medewerker ontvangen ieder een mail met het verzoek om één vraag te beantwoorden. Dit kost slechts enkele seconden en kan aan de hand van een keuzemenu.
3. Zorg van de Zaak registreert het antwoord en zorgt voor een juiste vervolgactie. Is de medewerker weer beter? Dan is er geen actie nodig van Zorg van de Zaak en vervallen de standaardacties in het verzuimbegeleidingsproces (zie voorbeeld 1). Is er telefonisch contact nodig omdat er geen zicht is op de termijn van herstel of er bijzondere factoren een rol spelen? Een professional van Zorg van de Zaak neemt contact op om de situatie te bespreken.
Voorbeeld 1: in het contract is opgenomen dat een inzetbaarheidscoach op dag 5 na een melding telefonisch contact opneemt met de werkgever / leidinggevende. Omdat de medewerker weer beter is, komt dit contactmoment te vervallen.
Voordelen
- De online uitvraag vraagt weinig tijd en inspanning van werkgever en medewerker, én levert veel op. Met het beantwoorden van één vraag, kunnen we maatwerk leveren en voorkomen we onnodige acties.
- Werkgever en medewerker krijgen in een vroeg stadium eigen regie doordat we de eigen inschatting en behoefte aan contact direct betrekken in het bepalen van de juiste vervolgstappen.
- Vroegtijdig ingrijpen bij verwacht lang verzuim is mogelijk. Wij spelen direct in op de behoeften aan maatwerk.
Nadelen
- De antwoorden van werkgever en medewerker zijn een inschatting van de verwachte duur van werkhervatting en de behoefte aan maatwerk. In de praktijk kan volledige werkhervatting later zijn dan verwacht. Om te voorkomen dat er acties worden gemist, nemen we contact met je op als de verwachte melding van volledige werkhervatting uitblijft.
Zorg van de Zaak staat voor maatwerk waarin we afwijken van het standaardprotocol als dit nodig is om een duurzame re-integratie te bevorderen. We spelen in op je behoefte aan snel contact en overleg als dat nodig is. We voorkomen onnodige acties en kunnen verwacht langdurig verzuim vroegtijdig aanpakken.
In de meeste gevallen sluit de verwachting van werkgever en medewerker aan op de werkelijkheid. In een enkel geval is dit niet zo. Soms vindt werkhervatting juist sneller plaats. Als de werkgever de melding van volledige werkhervatting doorgeeft, komen afspraken gericht op de verzuimbegeleiding automatisch te vervallen. Soms duurt de volledige werkhervatting langer dan verwacht. Als de melding van volledige werkhervatting uitblijft, nemen we contact op om gezamenlijk een nieuwe aanpak door te nemen.
De antwoorden die werkgever en medewerker doorgeven, worden niet gedeeld.
Het is wenselijk dat werkgever en medewerker beide hun antwoord doorgeven. In de praktijk lukt dit niet altijd. Dan passen we de aanpak aan op het antwoord dat wel is ontvangen.
Als er geen antwoord volgt, sturen wij na vier dagen een herinnering.
Is er twee dagen na de herinnering nog geen antwoord bij ons binnen, dan zetten wij onze dienstverlening voort.
De antwoorden van werkgever en medewerker worden geregistreerd in de eigen dossiers maar niet verder gedeeld.
Zorg van de Zaak gebruikt de antwoorden van werkgever en medewerker om de juiste vervolgactie te bepalen. Dit doen we door de jarenlange ervaring van onze professionals te combineren met laatste inzichten uit geanonimiseerde data.
Het doel van de online uitvraag is snel en actief helpen met dienstverlening op maat. In de termijn van 3 dagen houden we er rekening mee dat er 1 dag vertraging kan zitten in het doorgeven van de verzuimmelding. Daarnaast hebben werkgever/leidinggevende en medewerker 4 kalenderdagen de tijd om te reageren op de online uitvraag, en moet het klantteam de reactie verwerken. Door op dag 3 de online uitvraag in te zetten, kunnen we meestal in de 2e week van het verzuim al een passende vervolgactie inzetten.
Aanvullend zien we in de praktijk dat er een hoog responspercentage is van meer dan 80%. Ook is er een snelle gemiddelde responstijd: de werkgever/leidinggevende reageert binnen 20 uur en de medewerker binnen 10 uur.
Het is niet zo dat het antwoord van de werkgever en/of medewerker in combinatie met relevante factoren het advies van de professional vervangt. Een goede digitale voorbereiding helpt onze professionals de dienstverlening beter gedocumenteerd te kunnen starten. Mét oog voor de input van werkgever én medewerker.